Prohlášení firmy Irena Průchová, IČO 46411518, se sídlem: Pražská 423, 273 51, Unhošť, název provozovny Pension Irena o ochraně a zpracování osobních údajů
(dále jen „Pension Irena“)
Cílem tohoto Prohlášení firmy Pension Irena o ochraně a zpracování osobních údajů, vydaného firmou Irena Průchová, IČO 46411518, se sídlem: Pražská 423, 273 51, Unhošť (dále jen „Prohlášení“) je poskytnout vám informace o tom, jakým způsobem a které osobní údaje o fyzických osobách firma Pension Irena (jako správce) shromažďuje, zpracovává, používá a chrání.
Toto Prohlášení se týká zpracování osobních údajů zákazníků firmy Pension Irena a přiměřeně i jejich zástupců či kontaktních osob, uživatelů služeb firmy Pension Irena, zájemců o služby Pension Irena a návštěvníků internetových stránek provozovaných firmou Pension Irena, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči firmě Pension Irena.
Pension Irena se zavázala chránit vaše osobní údaje a postupuje v souladu s nařízením (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „obecné nařízení o ochraně osobních údajů“ nebo“GDPR“), ode dne účinnosti nařízení, se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a o změně některých zákonů, zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační firmy, ve znění pozdějších předpisů, občanským zákoníkem a dalšími souvisejícími právními předpisy.
Toto Prohlášení je vydáno za účelem zajištění informační povinnosti firmy Pension Irena jako správce dle čl. 13 GDPR.
OSOBNÍ ÚDAJ
Osobní údaj definuje zákon o ochraně osobních údajů jako jakoukoliv informaci týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Jde o údaj, který je spojený s určitou osobou, který sám o sobě nebo v kombinaci s jinými údaji může vést k identifikaci určité osoby. Subjektem údajů je vždy pouze fyzická osoba. Pokud s námi tedy uzavřete smlouvu o poskytování služeb buď jako fyzická osoba nebo jako fyzická osoba podnikající („OSVČ“), pak jste ve smyslu zákona subjektem údajů a údaje, které o Vás zpracováváme, jsou údaje osobní.
Osobním údajem však nejsou anonymní či agregované údaje, tedy údaje, které od počátku nebo na základě provedení zpracování nelze spojit s určitou osobou, ale jedná se o výsledek vzniklý souhrnem množství jednotlivých informací.
V souvislosti s poskytováním služeb může ze strany firmy Pension Irena dojít ke zpracování níže uvedených kategorií osobních údajů. Výčet údajů, který zde uvádíme, ale neznamená, že o každém firma Pension Irena zpracovává údaje v takovém rozsahu. Jde pouze o splnění informační povinnosti, s tím, že rozsah údajů je vždy ke konkrétnímu objednateli služeb individualizován, s výjimkou údajů, které firmě Pension Irena zákon ukládá zpracovávat.
1. Osobní identifikační údaje
Tyto údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy. Jedná se zejména o:
2. Kontaktní údaje
3. Údaje o odebíraných službách a jejich využívání
4. Provozní údaje a lokalizační údaje
5. Údaje z komunikace mezi vámi a firmou Pension Irena
Jedná se o zápisy osobní komunikace nebo jiný přímý kontakt s vámi, písemnou a elektronickou nebo chatovou komunikaci a záznamy telefonických hovorů, spojených především s vašimi dotazy na naše služby, reklamacemi služeb atd.
6. Údaje zpracované na základě vašeho souhlasu
Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či oprávněného zájmu firmy Pension Irena, ale jejich zpracování nám umožní zlepšovat služby, zaměřit se na to, co vás opravdu zajímá, a případně vás informovat o nabídkách, které pro vás mohou být výhodné či zajímavé. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o:
ÚČEL, PRÁVNÍ DŮVOD A DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Pro rozsah zpracování vašich osobních údajů je rozhodující účel jejich zpracování. Zatímco pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, našeho oprávněného zájmu nebo na základě zákona (tedy bez vašeho souhlasu), např. podle zákona č.. 565/1990 Sb. o místních poplatcích v případě jiných účelů vás musíme nejprve požádat o souhlas.
1. Kdy vás nemusíme požádat o souhlas
Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a ochranu oprávněných zájmů firmy Pension Irena je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům vám nemůžeme služby poskytovat, a proto ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme váš souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností tedy nelze odmítnout.
Zde je přehled těch nejdůležitějších účelů, k nimž není potřeba váš souhlas:
Pokud si u nás již alespoň jednou objednáte některou z našich služeb a stanete se tak naším zákazníkem, můžeme vám z titulu oprávněného zájmu firmy Pension Irena, zasílat taková obchodní sdělení, která se týkají výhradně našich služeb, obdobných těm, které jste si objednali. Ani v tomto případě tedy nepotřebujeme váš předchozí souhlas, ale – na rozdíl od shora uvedených účelů – můžete kdykoliv po uzavření smlouvy říct, že nechcete být nadále adresátem těchto obchodní sdělení. V takovém případě jsme povinni vaše rozhodnutí akceptovat bez toho, aby to mělo jakýkoliv vliv na poskytované služby.
Osobní údaje pro uvedené činnosti zpracováváme v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté vaše osobní údaje buď vymažeme nebo anonymizujeme.
Jak dlouho zpracováváme vaše osobní údaje:
a. méně než 1 rok
b. maximálně 3 roky
c. maximálně 10 let
2. Kdy váš souhlas potřebujeme
Firma Pension Irena necítí v současné době potřebu zařazovat vás do různých marketingových průzkumů či zasílat vám obchodní sdělení třetích stran, pro která by bylo nutné vyžadovat od vás souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely. Pokud se v budoucnu přeci jen k tomuto kroku rozhodneme, najdete ve svém uživatelském účtu příslušné políčko, které budete moci zaškrtnout a tím nám udělit svůj souhlas se zpracováním vašich osobních údajů pro obchodní účely. Takto udělený souhlas budete moci kdykoliv odvolat a toto odvolání nebude mít vliv na kvalitu či rozsah poskytovaných služeb. Odvolání souhlasu provedete opět ve svém uživatelském účtu nebo budete moci využít odkazu přímo v zaslaném obchodním sdělení. Váš souhlas zůstane v platnosti po dobu využívání služeb firmy Pension Irena a následující 4 roky poté nebo do doby, dokud jej neodvoláte. Pro obchodní účely budeme moci na základě vašeho souhlasu zpracovávat osobní údaje uvedené v první kapitole tohoto Prohlášení (Osobní údaj), s výjimkou podpisu a to po dobu, po kterou je firma Pension Irena oprávněna tyto údaje evidovat pro účely poskytování služeb, plnění zákonných povinností a ochranu svých oprávněných zájmů, nejdéle však do odvolání souhlasu či do uplynutí doby 4 let ode dne ukončení smlouvy na služby poskytované firmou Pension Irena, pokud svůj souhlas dříve neodvoláte. Pokud svůj souhlas odvoláte, není tím dotčeno zpracování vašich osobních údajů ze strany firmy Pension Irena pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s tímto Prohlášením.
Pokud nejste naším zákazníkem, ale udělili jste nám souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracováváme s vaším souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které jste nám dali k dispozici pro účely marketingového oslovení s nabídkou služeb firmy Pension Irena. Pokud jste nám tento souhlas udělili prostřednictvím našich internetových stránek, zpracováváme společně s těmito kontakty také údaje z cookie firmy Pension Irena, které jsou umístěny na internetových stránkách, na kterých byl tento souhlas udělen, pouze však tehdy, pokud máte cookie ve svém webovém prohlížeči povoleny.
SDÍLENÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Vy jako náš zákazník
Informace týkající se vašich osobních údajů vám sdělujeme vždy až poté, co dostatečně ověříme vaši identitu.
2. Zaměstnanci firmy Pension Irena
Ne každý náš zaměstnanec má přístup k vašich osobním údajům, které zpracováváme – naše závazné vnitřní předpisy jasně definují omezenou skupinu osob, která může s vašimi údaji nakládat (včetně shromažďování, zpracovávání případně dalšího předávání třetím stranám apod.). Vnitřní předpisy naší firmy upravují proces výběru zpracovatelů, délku zpracování a jednotlivé kategorie osobních údajů, povinnost mlčenlivosti, pravidla bezpečnosti při nakládání s osobními údaji, atd. Opatření proti možnému neoprávněnému získání vašich osobních údajů třetí osobou jsme přijali ve třech vzájemně propojených úrovních, a to:
3. Třetí osoby
Vaše osobní údaje resp. údaje o vašem účtu můžeme sdělovat třetím stranám pouze za podmínek stanovených právními předpisy České republiky a v souladu s Obchodním podmínkami, tímto Prohlášením a případně dalšími dokumenty, které si přímo s Vámi dohodneme.
Nikdy nepředáme vaše osobní údaje třetím stranám (s výjimkou těch, které jsou uvedeny níže), pokud:
Vaše osobní údaje můžeme předat pouze následujícím subjektům:
Pokud budeme Vaše osobní údaje zpracovávat mimo Českou republiku prostřednictvím našeho partnera, budeme dodržovat veškeré právní předpisy a plnit veškeré povinnosti, které nám zákon ukládá.
Zpracovateli vašich osobních údajů jsou firmy se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných.
KDO JE PŘÍJEMCEM A PŘÍJEMCEM - ZPRACOVATELEM
Příjemcem se rozumí každá osoba, které jsou vaše osobní údaje zpřístupněny, a to buď:
Při plnění svých závazků a povinností ze smluv využíváme i služby třetích stran. Jestliže tyto třetí strany zpracovávají osobní údaje, které jsme jim předali, jsou v postavení příjemců – zpracovatelů a vždy zpracovávají námi předané osobní údaje pouze v rámci pokynů, které jim udělíme a nesmí je využít k jinému účelu. Typicky se jedná o obchodní zastoupení, vedení účetní agendy, činnost advokátů, auditorů a daňových poradců, atd. Dané subjekty si vždy pečlivě vybíráme, posuzujeme, do jaké míry jsou schopni chránit předané osobní údaje, a s každým z nich uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které zpracovateli jasně definujeme povinnosti k ochraně a zabezpečení vašich osobních údajů. Zpracovatele vašich osobních údajů jsme rozdělili do těchto taxativně vymezených kategorií:
V rámci plnění svých zákonných povinností předáváme vaše osobní údaje také správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.
JAK ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE
Firma Pension Irena zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně, přičemž vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování vašich osobních údajů.
ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ DĚTÍ
Osobní údaje dětí zpracováváme pouze se souhlasem rodičů nebo zákonných zástupců nebo v případě, že mají být poskytnuté informace použity rodiči nebo zákonnými zástupci.
Vaše osobní údaje shromažďujeme v případě:
Kromě shora uvedeného můžeme vaše údaje shromažďovat i formou tzv. nepřímého sběru, například z obchodního rejstříku či jiného seznamu podnikatelů, z dlužnických registrů apod., vždy v souladu s platnými právními předpisy a pouze v nezbytném rozsahu.
OBCHODNÍ SDĚLENÍ
Z obchodních sdělení, která vám zasíláme, vždy poznáte, že jejich odesílatelem je firma Pension Irena. Pokud jste naším zákazníkem, obchodní sdělení vám zasíláme na kontakty uvedené ve vašem uživatelském účtu na základě oprávněného zájmu firmy Pension Irena, a to jen do doby než vyslovíte nesouhlas. Pokud nejste naším zákazníkem, obchodní sdělení vám můžeme zaslat pouze na základě předem uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové oslovení. Pokud se v budoucnu rozhodneme pro zasílání obchodních sdělení třetích stran, předem vás požádáme o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely. V zaslaných obchodních sděleních je vždy možné prostřednictvím odkazu odmítnout zasílání těchto sdělení.
VAŠE PRÁVA V SOUVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
PASIVNÍ PRÁVO
Máte právo být informováni o zpracování svých osobních údajů. Tím se rozumí právo na určité informace o zpracování vašich osobních údajů, tak aby byla především naplněna zásada transparentnosti zpracování. Jde zejména o informace o účelu zpracování, totožnosti správce, o jeho oprávněných zájmech, o příjemcích osobních údajů. V tomto případě se jedná o vaše pasivní právo, jelikož aktivitu vůči vám musíme vyvinout my jako správce vašich osobních údajů – i bez vašeho podnětu vám musíme požadované informace tak, jak jsou stanoveny zákonem, poskytnout, resp. zpřístupnit. Činíme tak i prostřednictvím tohoto Prohlášení. Úplný výčet informací, které vám jako správce poskytujeme při shromažďování vašich osobních údajů, lze nalézt v článcích 13 a 14 obecného nařízení o ochraně osobních údajů.
AKTIVNÍ PRÁVA
Mezi práva, která jsou založena především na vaší aktivitě (žádosti), patří zejména:
1. Právo na přístup k osobním údajům
Na základě vaší žádosti vám poskytneme:
Za poskytnutí informace po vás můžeme požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace, pouze však v případě, že jsme vám totožnou informaci již alespoň dvakrát prokazatelně sdělili a vaše žádost se jeví jako zjevně nedůvodná či nepřiměřená. Zjevnou nedůvodnost musíme doložit.
Toto své právo můžete uplatnit písemně na emailové adrese info(at)pensionirena.cz, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.
2. Právo na opravu nepřesných údajů
Může se stát, že vaše osobní údaje, které shromažďujeme a dále zpracováváme, jsou nepřesné. Jako náš zákazník máte povinnost oznamovat firmě Pension Irena změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Obdobně vyžadujeme vaši součinnost tehdy, pokud při zpracovávání zjistíme nepřesnost ve vašich osobních údajích. Zavazujeme se provést opravu vašich osobních údajů co nejdříve resp. dle dostupných technických možností.
Toto své právo můžete uplatnit písemně na adrese firmy Pension Irena, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.
3. Právo na výmaz (právo „být zapomenut“)
Pokud si nepřejete, abychom nadále zpracovávali vaše osobní údaje, můžete nás požádat o jejich trvalý výmaz – jsme povinni vašemu požadavku vyhovět, pokud neprokážeme, že existují oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů (např. pokud ještě neuplynula 10ti letá zákonná lhůta pro archivaci faktur, nemůžeme vaše osobní údaje vymazat z účetní databáze). V okamžiku, kdy vaše osobní údaje již nejsou potřeba k účelu, po nějž byly shromážděny a dále zpracovávány, zajistíme díky nastaveným mechanismům jejich výmaz či anonymizaci.
Jestliže se domníváte, že dosud nedošlo k výmazu vašich osobních údajů, obraťte se na nás písemně na adresu sídla firmy Pension Irena
4. Právo na omezení zpracování
Dokud se nevyřeší váš podnět nebo námitka proti zpracování osobních údajů, kterou jste nám adresovali, máte právo na omezení zpracování.
5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování
Pokud dojde k opravě, výmazu či omezení zpracování vašich osobních údajů, oznamujeme tuto skutečnost jednotlivým příjemcům, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Pokud nás o to požádáte, informujeme vás o těchto příjemcích.
Toto své právo můžete uplatnit písemně na adrese firmy Pension Irena.
6. Právo na přenositelnost osobních údajů
Jestliže nám v souvislosti s poskytováním služeb na základě smluvního vztahu nebo v případě udělení souhlasu poskytnete osobní údaje, které jsou dále v naší firmy zpracovávány automatizovaně, máte právo od nás získat tyto údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu tak, abyste je mohli předat jinému správci. Pokud to bude technicky realizovatelné, můžeme tyto údaje předat i přímo Vámi určenému správci a to v případě, že bude řádně a jednoznačně určena osoba, která bude za příslušného správce jednat a jejíž totožnost budeme moci bezpečně ověřit.
Vyhrazujeme si však právo vaší žádosti nevyhovět a to tehdy, pokud by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob.
Toto své právo můžete uplatnit písemně na adrese firmy Pension Irena, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.
7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
Může se stát, že si nepřejete, abychom zpracovávali vaše osobní údaje, ale my vám odpovíme, že bohužel nemůžeme vaší žádosti vyhovět, protože vaše osobní údaje zpracováváme z důvodu oprávněného zájmu firmy Pension Irena. V takovém případě máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů. Jestliže neprokážeme, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami, jsme povinni zpracování vašich osobních údajů na základě vznesené námitky ukončit bez zbytečného odkladu.
Námitku nám můžete zaslat písemně na adresu sídla firmy Pension Irena, popřípadě emailem
8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
Pokud bychom se rozhodli, že budeme zpracovávat vaše osobní údaje pro obchodní účely a vy byste nám k tomu dali souhlas, můžete jej kdykoliv poté odvolat a to výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle – v našem případě tedy buď přímo ve vašem uživatelském účtu, nebo – v případě zaslaného obchodního sdělení – taktéž kliknutím na odkaz v těle takovéto zprávy.
Jestliže jste nám udělili souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, můžete jej kdykoliv odvolat buď telefonicky nebo zasláním mailu na pension-irena@Pension.cz
9. Právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném rozhodování včetně profilování
Máte právo nebýt předmětem jakéhokoliv rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotklo. Firma Pension Irena prohlašuje, že zásadně neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro vás jako subjekty údajů.
10. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů
Kdykoliv můžete využít svého práva obrátit se se svým dotazem, stížností či podnětem na dozorový úřad, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, IČO: 70837627, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www: https://www.uoou.cz.
POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Nebyl jmenován
Toto Prohlášení je platné dnem jeho zveřejnění na internetových stránkách provozovaných firmou www.pensionirena.cz a účinné dnem 25. 5. 2018.